Pandemija izazvana korona virusom, kao nepredvidljiv događaj sa velikim posljedicama koji prema mišljenju uglednih ekonomista predstavlja očigledan primjer „crnog labuda“, u naše živote uvela je drastične promjene. Tako je većina nas, našeg tima i kolega, promijenila svoje poslovno okruženje. Sa druge strane, ono što se nije promijenilo jeste želja menadžera za redom, radom i produktivnošću.
Da bi bili radni i produktivni, članovi vašeg tima treba da osjećaju povezanost. Ovdje se javlja pitanje, kako postići da tim bude na socijalnoj distanci, a istovremeno ostane povezan? Odgovor je, virtuelni sastanak!
Sa pandemijom korona virusa virtuelni sastanci su preuzeli ključan uslov za postizanje poslovne efikasnosti. Ipak, ono što je lako nije dobro, a ono što je dobro često nije ni lako, ni prijatno. Virtuelni sastanci su nerijetko komplikovani za sprovođenje, a oni začinjeni komplikacijama izazivaju frustracije i nezadovoljstvo kod učesnika, članova tima.
U nastavku priče, sa vama dijelimo pet savjeta za konstruktivan virtuelni sastanak, koji će komplementaran kvalitetnom sadržaju, zasigurno doprinijeti sprovođenju menadžerskih planova. Pritom, savjeti su savršeno relevantni za Zoom aplikaciju, ali su, takođe, primjenjivi i na platformama kao što su Skype, Cisco Webex, Star Leaf…
- Pokušajte da se prijavite tri minuta ranije. Povežite se na poziv i provjerite da li sve radi. Ako kasnite – pošaljite e-poštu ili IM učesnicima i obavijestite ih. Takođe, obavezno pošaljite podatke za prijavu (pristupni kod, URL adresa) najmanje jedan dan unaprijed kako bi učesnici mogli da testiraju da li je potrebno preuzimanje softvera.
- Osvjetljenje (posebno dnevno svjetlo) je najbolje ako je naspram vašeg lica. Izbjegavajte pozicioniranje lampe, ili drugog izvora svjetlosti iza vas, jer će tako na ekranima učesnika biti vidljiva samo vaša silueta. Važan je i pogled! Kako je važno da prilikom komunikacije gledamo učesnika pravo u oči, tako je važno da u virtuelnoj komunikaciji gledamo ravno u kameru ili u pravcu vrha ekrana što je češće moguće.
- Isključite mikrofon ako ne pričate. Shodno etici ponašanja na sastancima/predavanjima, kada pojedinac želi da podijeli svoje mišljenje sa ostalima ili postavi pitanje, treba da podigne ruku i zamoli za riječ. Isto važi i za Zoom aplikaciju. Pokušajte da držite mikrofon isključenim kada ne govorite, a kada želite nešto reći, odaberite opciju ‘Raise hand’. Opciju ćete opaziti u donjem desnom uglu otvorenog panela, kada kliknete na dugme ‘Participants’, u donjom dijelu ekrana. Klikom na ‘Raise hand’ dugme obavijestićete hosta da želite nešto reći, te će vam on/ona ustupiti pozornicu.
- Ne obavljajte više zadataka i ne provjeravajte telefon dok ste na virtuelnim sastancima. Poklonite timu svoju potpunu pažnju.
- Ako ste glavni prezenter, isključite IM i e-poštu dok dijelite ekran. Poslušajte ovaj savjet ukoliko ne želite da učesnici vide vaše lične IM-ove i podatke o kompaniji.
Ovo su savjeti koji mogu koristiti kako rukovodiocima, tako i učesnicima virtuelnih sastanaka. Zasnovani su na Blue Coach iskustvu sa stotinama svojih klijenata i desetinom svojim eksternih saradnika koji se nalaze širom svijeta u malim/srednjim/velikim organizacijama, i posluju u različitim industrijama. Nadamo se da će doprinijeti efikasnosti virtuelnih sastanaka vašeg tima. I ne zaboravite, vaš fidbek nam je jako važan, te sa radošću čitamo svu poštu koja stigne na info@bluecoach.me.